Контроль реализации проектов с применением системы "Руководитель"

Каждое развивающееся предприятие сталкивается с необходимостью внедрения изменений для снижения затрат на производство, увеличения объема производства и продаж, повышения качества продукции, сокращения рисков и т.д. Как правило такие изменения не являются обычной «операционной» деятельностью компании и их называют «Проектами». Для реализации проекта выделяется бюджет, определяются сроки его исполнения, назначается команда и её руководитель.
 
Для эффективного управления командой и успешной реализации проекта в срок руководитель должен придерживаться определенных правил и иметь инструменты для контроля хода реализации проекта. Минимальный набор контролируемых параметров это: сроки, стоимость, качество.
 
До недавнего времени на нашем предприятии контроль стоимости и сроков осуществлялся «по старинке»: файл Excel по каждому проекту и несколько сводных. Минусы такого подхода очевидны: 
  1. Несоответствие данных одного файла другому (в один данные внесли, в другой «забыли»);
  2. В случае изменения формы отчетности приходилось вносить изменения в файл по каждому проекту, что трудоемко и существенно увеличивает вероятность ошибок;
  3. При добавлении новых объектов или работ, приходилось проверять или переписывать формулы на листах;
  4. Интерфейс Excel отпугивает руководителей проектов, и они не пользуются этими данными;
  5. Сложность разграничения доступа к файлам.
  6. С целью повышения качества работы был начат поиск программных продуктов, основными критериями были:
  7. Возможность гибкой настройки и модернизации системы;
  8. Интуитивно-понятный интерфейс;
  9. Наличие русского языка;
  10. Невысокая стоимость программного обеспечения, по возможности бесплатная.

Среди всех рассмотренных программных продуктов система «Руководитель» отличается следующим:

  1. Простота настройки и администрирования системы, помощь ИТ специалистов потребуется только для установки системы на сервер, дальнейшая настройка и обслуживание может производиться специалистом без ИТ образования.
  2. Широкие возможности базовой версии программы, гибкая настройка позволяет настроить приложение практически под любые потребности.
  3. Удобная система оповещения пользователей по E-mail, нет необходимости дополнительно оповещать команду проекта – система сделала это за Вас.
  4. Удобные функции поиска в документах и отчетах, не все аналоги (например платная Адванта) имеют такой «адекватный» и удобный поиск.
  5. Возможность гибкой настройки пользовательских отчетов, позволяют быстро найти нужную информацию.
В нашем приложении реализованы следующие возможности:
 
1. Ведение реестра реализуемых проектов. По каждому проекту заполняется справочная информация (название проекта, статус, руководитель проекта, куратор проекта, плановые даты начала и завершения проекта, плановый бюджет проекта). Еженедельно актуализируется информация о прогнозных сроках начала и завершения проекта, стоимости проекта, вносится информация об изменениях в проекте за неделю и какие вопросы по проекту должны быть решены в ближайшее время. На главную страницу выведен отчет по всем действующим проектам.
 
2. Каждый проект подразделяется на работы (вложенная сущность), по каждой работе указываются: плановые и прогнозные сроки выполнения и стоимость работы, ответственный, посредством комментариев и «Числового поля в комментариях» реализована корректировка бюджета.
 
3. У работ реализована вложенная сущность «Оплаты», где содержится информация: дата платежа, номер платежного поручения, договор контрагента (отдельная сущность) и сумме платежа.
 
4. Для контроля исполнения распоряжений руководства и руководителей проектов была создана сущность «Протоколы» и вложенная сущность «Решения». Каждое решение вносится в систему, назначается ответственный и срок. Для контроля настроен и выведен на главную страницу отчет с фильтром по дате (неисполненные пункты, срок исполнения которых истекает менее чем через 5 дней).
 

Подводя итог можно отметить, что система «Руководитель» является очень гибкой, удобной для пользователей и администраторов, а по функционалу превосходит не только бесплатные аналоги, но и многие платные системы.

 

Желаю успехов и дальнейшего развития системы!
 
Начальник отдела 
стратегического планирования и развития
Евгений Красильников